POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ – ALPHA RECHERCHE CLINIQUE INC.

(la « Politique »)

Date d’entrée en vigueur : Le 1er janvier 2025
Date de la dernière mise à jour : Le 1er janvier 2025

1. Objet de la Politique

Définition

Dans la présente Politique, l’expression « renseignement(s) personnel(s) » désigne tout renseignement recueilli par Alpha Recherche Clinique inc. (« nous », « notre » et « nos ») qui permet, seul ou conjointement avec d’autres renseignements, d’identifier directement ou indirectement une personne physique (« vous », « votre » et « vos »), à l’exclusion des coordonnées professionnelles.
Les « coordonnées professionnelles » sont des renseignements concernant l’exercice par une personne d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son prénom, son nom, son titre, sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Cadre législatif

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (la « Loi sur le privé »), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (la « Loi 25 »), nous mettons en œuvre des politiques et pratiques visant à encadrer notre gouvernance et nos opérations en matière de protection des renseignements personnels, dont la présente Politique.
Une politique de gouvernance des renseignements de santé conforme aux dispositions de la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (RLRQ, c. R-22.1) (la « Loi sur la santé ») sera également publiée sur notre site Internet (https://alpha-recherche.ca) (le « Site »).

Objectifs de la Politique

Cette Politique vise principalement à vous fournir des informations, dans un langage simple et clair, en lien avec :

Les moyens que nous utilisons pour recueillir des renseignements personnels vous concernant;
Les catégories de renseignements personnels que nous pouvons recueillir et les fins justifiant cette collecte;
La façon dont nous pouvons utiliser les renseignements personnels vous concernant ainsi que des catégories de tiers auxquels nous sommes susceptibles de communiquer ces renseignements personnels;
Les droits dont vous bénéficiez à l’égard des renseignements personnels vous concernant que nous détenons, soit :
- Le droit d’accéder à ces renseignements personnels;
- Le droit de rectifier ces renseignements personnels dans certaines circonstances;
- Le droit de retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication de ces renseignements personnels;
Les différentes mesures de sécurité que nous avons mises en place afin de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels que nous détenons;
La façon dont sont conservés, détruits et/ou anonymisés les renseignements personnels que nous détenons; et
La façon dont vous pouvez communiquer avec nous afin d’adresser vos questions, partager vos commentaires ou, le cas échéant, formuler une plainte en lien avec la présente Politique ou, de façon plus générale, le traitement que nous faisons des renseignements personnels vous concernant.

La présente Politique ainsi que toute version modifiée de celle-ci sont assujetties à la législation applicable dans la province de Québec.

2. Quels renseignements personnels recueillons-nous et par quels moyens ?

Liste des moyens.
Nous pouvons recueillir des renseignements personnels vous concernant par l’intermédiaire des moyens suivants :

De façon automatique lorsque vous consultez le Site, notamment en raison de l’utilisation de témoins de connexion et autres technologies similaires (globalement : les « Marqueurs numériques »);
Lorsque vous nous communiquez des renseignements personnels par l’intermédiaire du Site;
Lorsque vous communiquez avec nos représentants autorisés (communications en personne, visioconférences, courriers électroniques, messagerie instantanée, appels téléphoniques, télécopies, etc.); et/ou
Par le biais d’autres organismes du secteur de la santé et des services sociaux (et le centre d’accès pour la recherche), lorsque ces renseignements personnels sont nécessaires pour nous dans le cadre d’un projet de recherche pour lequel nous avons obtenu toutes les autorisations requises.

2.1 Renseignements personnels recueillis automatiquement

Collecte automatique.
Lorsque vous accédez au Site, nous recueillons les renseignements suivants de façon automatique :

L’adresse IP (« Internet Protocol ») associée à l’appareil que vous utilisez pour accéder au Site;
Le type et le modèle de l’appareil que vous utilisez pour accéder au Site;
Le navigateur que vous utilisez (Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Safari, Brave, Opera, etc.) pour accéder au Site;
La langue du navigateur que vous utilisez pour accéder au Site;
Le type et la version du système d’exploitation de l’appareil que vous utilisez pour accéder au Site (Windows, MAC OS, Linux, etc.);
La date et l’heure de votre accès au Site;
Les pages que vous consultez sur le Site;
Les recherches que vous effectuez lorsque vous consultez le Site; et
L’adresse URL du site Internet duquel vous accédez au Site.

Marqueurs numériques.
Les Marqueurs numériques sont des fichiers entreposés sur votre navigateur lorsque vous accédez au Site afin de faciliter ou d’améliorer les interactions actuelles et futures entre le navigateur utilisé et le serveur sur lequel sont hébergés le Site. Par exemple, les témoins de connexion (communément appelés « cookies »), les spécifications de stockage HTML5, les pixels invisibles et les scripts intégrés sont des Marqueurs numériques. Pour consulter la liste exhaustive des Marqueurs numériques que nous utilisons, vous êtes invité(e) à consulter le tableau récapitulatif joint à titre d’annexe à la présente Politique.

2.2 Renseignements personnels recueillis lors de communications volontaires

Communications volontaires.
Nous pouvons recueillir certains renseignements personnels que vous nous communiquez volontairement à l’occasion de (i) votre utilisation du Site et/ou (ii) vos interactions avec nos représentants autorisés (communications en personne, visioconférences, courriers électroniques, messagerie instantanée, appels téléphoniques, télécopies, etc.). Les renseignements personnels que nous sommes susceptibles d’ainsi recueillir sont les suivants :

Les renseignements personnels fournis dans le cadre de votre candidature que vous nous soumettez dans le but de participer à un projet de recherche clinique (prénom, nom, adresse civique, numéro de téléphone, adresse électronique, sexe à la naissance (et identité de genre), date de naissance, origine ethnique, numéro d’assurance maladie, renseignements de santé (renseignements concernant l’état de santé global avant le début du projet de recherche, notamment sur la prise de médication, les antécédents médicaux et chirurgicaux personnels et familiaux, les allergies, le poids, le sexe à la naissance et les habitudes de vie));
Les renseignements personnels fournis dans le cadre d’un projet de recherche clinique auquel vous participez (prénom, nom et coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence et renseignements concernant l’état de santé global pendant le projet de recherche et après son expiration pour des fins de suivi, notamment sur la prise de médication, les antécédents médicaux et chirurgicaux personnels et familiaux, les allergies, le poids, le sexe à la naissance et les habitudes de vie);
Les renseignements personnels fournis dans le cadre de votre candidature que vous nous soumettez dans le but d’obtenir un emploi au sein de notre organisation ou de nous offrir vos services en tant que sous-traitant professionnel (prénom, nom, adresse civique, numéro de téléphone, adresse électronique, sexe à la naissance (et identité de genre), date de naissance, langues parlées, renseignements sur la scolarité, l’expérience professionnelle et les affiliations professionnelles et tout autre renseignement personnel transmis volontairement par l’intermédiaire d’un curriculum vitae ou d’une lettre de présentation);
Les renseignements personnels que vous êtes tenus de, ou invités à, nous transmettre en raison de la nature de votre relation avec nous (pour les employés : nombre d’heures travaillées, numéro d’assurance sociale, renseignements de santé (raisons justifiant une absence ou un congé pour cause de maladie, informations relatives à toute lésion professionnelle et allergies alimentaires) et renseignements d’ordre financier (informations bancaires, salaire, avantages sociaux et renseignements fiscaux en lien avec l’emploi); pour les administrateurs : copie d’une pièce d’identité, en application de Loi sur la publicité légale des entreprises (RLRQ, c. P-44.1));.
Les renseignements personnels nécessaires pour traiter toute transaction (opération commerciale) que vous souhaitez réaliser avec nous, notamment pour vous remettre toute compensation financière consentie en contrepartie de votre participation à un projet de recherche clinique (prénom, nom, adresse civique, numéro de téléphone, adresse électronique, mode de paiement et information de paiement); et
Les renseignements personnels contenus dans les échanges composant votre historique de communications avec nous et nos représentants autorisés (en plus de tous les renseignements personnels énumérés dans la présente section 2.2, les preuves de consentement, avis, commentaires et plaintes).

2.3 Renseignements personnels recueillis par l’intermédiaire d’autres organismes du secteur de la santé et des services sociaux

Communications volontaires.
Nous pouvons recueillir certains renseignements personnels vous concernant auprès des membres de votre cercle de soins de santé et de services sociaux (pharmacies communautaires, centres hospitaliers, médecins de famille, médecins traitants et autres intervenants prodiguant des soins de santé ou des services sociaux).

Les renseignements personnels que nous sommes susceptibles d’ainsi recueillir sont les suivants :

Auprès des pharmacies communautaires :
- Renseignements de santé relatifs à votre prise de médication
Auprès des centres hospitaliers, médecins de famille, médecins traitants et autres intervenants prodiguant des soins de santé ou des services sociaux :
- Renseignements de santé contenus dans votre dossier médical

2.4 Collecte de renseignements personnels concernant des tiers ou des mineurs âgés de moins de 14 ans

Veuillez noter que vous êtes responsable d’obtenir le consentement d’une personne physique autre que vous-même avant de nous communiquer tout renseignement personnel concernant cette personne physique.

Dans le même ordre d’idées, nous ne recueillons sciemment aucun renseignement personnel concernant des personnes physiques âgées de moins de quatorze (14) ans, à moins d’avoir obtenu le consentement explicite préalable d’un titulaire de l’autorité parentale ou d’un tuteur.

Si vous avez des raisons de croire que nous détenons de tels renseignements personnels qui auraient été recueillis involontairement, veuillez aviser notre responsable de la protection des renseignements personnels (aux coordonnées fournies dans la section 8 ci-après) afin que nous procédions aux vérifications requises et, le cas échéant, à la destruction sécuritaire des renseignements personnels en cause.

3. À quelles fins recueillons-nous vos renseignements personnels ?

Fins de la collecte des renseignements personnels.
Les « fins » de la collecte sont les raisons qui justifient la nécessité pour nous de recueillir des renseignements personnels vous concernant.

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels à votre sujet pour les fins suivantes :

Vous identifier afin de pouvoir interagir adéquatement avec vous
Traiter votre candidature que vous nous soumettez dans le but de participer à un projet de recherche clinique, notamment en évaluant votre admissibilité selon les critères applicables
Communiquer avec vous dans la mesure où nous désirons donner suite à votre candidature en tant que personne désirant participer à un projet de recherche clinique, obtenir plus d’informations en lien avec votre candidature et/ou vous informer de toute décision que nous avons prise en lien avec votre candidature
Vous administrer des soins de santé en tant que participant à un projet de recherche clinique
Communiquer avec vous afin de vous fournir des informations en lien avec le projet de recherche clinique auquel vous participez
Traiter toute demande ou question que vous nous adressez, y compris communiquer avec vous en lien avec le traitement d’une telle demande ou question
Générer des résultats en lien avec le projet de recherche clinique auquel vous participez, notamment en compilant les renseignements personnels de plusieurs participants pour la préparation de rapports de recherche
Traiter toute transaction (opération commerciale) que vous réalisez avec nous
Traiter votre candidature que vous nous soumettez dans le but d’obtenir un emploi au sein de notre organisation ou de nous offrir vos services en tant que sous-traitant professionnel, qu’il s’agisse d’une candidature spontanée ou reliée à une offre que nous avons émise
Communiquer avec vous dans la mesure où nous désirons donner suite à votre candidature, obtenir plus d’informations en lien avec votre candidature et/ou vous informer de toute décision que nous avons prise en lien avec votre candidature
Communiquer avec vous afin de vous fournir des informations en lien avec nos activités
Améliorer et développer nos activités, y compris le Site et son contenu, notamment en communiquant avec vous afin d’obtenir votre rétroaction et en générant des données statistiques dépersonnalisées sur la base de cette rétroaction
Nous permettre d’exécuter nos obligations et d’exercer nos droits en tant que (i) chercheur; (ii) prestataire de services de santé; (iii) employeur; (iv) client et (v) à quelque autre titre que ce soit
Vous permettre d’accéder au Site et optimiser votre expérience de navigation sur celui-ci
Mesurer l’évolution de la popularité des différentes composantes du Site
Identifier la technologie que vous utilisez lorsque vous accédez au Site (comme le système d’exploitation et le navigateur) afin d’évaluer la compatibilité et d’améliorer leur accessibilité globale
Identifier les sites Internet à partir desquels vous accédez au Site afin d’évaluer le nombre de références obtenues
Identifier le pays à partir duquel vous désirez accéder au Site afin de vérifier si l’accès peut vous être accordé en conformité avec la législation applicable

Consentement préalable à l’utilisation pour d’autres fins.
Sous réserve des exceptions prévues dans la Loi sur le privé, nous veillerons à obtenir votre consentement avant de procéder à toute utilisation de renseignements personnels vous concernant pour des fins autres que celles qui sont énumérées ci-dessus.

Autorisation à la collecte de renseignements personnels à des fins de profilage, d’identification ou de localisation.

En raison de l’utilisation de certains Marqueurs numériques (voir tableau récapitulatif joint comme annexe à la présente Politique), nous pouvons recueillir des renseignements personnels en ayant recours à une technologie comprenant des fonctions permettant de vous identifier, de vous localiser et d’effectuer un profilage à votre égard. Les fonctions nous permettant de recueillir des renseignements personnels vous concernant à des fins d’identification, de localisation et de profilage sont désactivées par défaut. Vous pouvez activer ces fonctions en donnant votre consentement explicite, soit en appuyant sur le bouton approprié de la fenêtre intempestive qui apparaît lorsque vous accédez au Site.

4. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?

Accès aux renseignements personnels et communication de ceux-ci.

Nous pouvons donner accès à, ou communiquer, des renseignements personnels vous concernant aux personnes ou entités suivantes :

a. À nos employés et sous-traitants professionnels qui ont besoin d’avoir accès à ces renseignements personnels dans la poursuite d’une ou plusieurs fins énumérées dans la section 3 ci-devant ;

b. Aux membres de votre cercle de soins de santé et de services sociaux (pharmacies communautaires, centres hospitaliers, médecins de famille, médecins traitants et autres intervenants prodiguant des soins de santé ou des services sociaux) dans la poursuite d’une ou plusieurs fins énumérées dans la section 3 ci-devant ;

c. Aux commanditaires du projet de recherche clinique auquel vous participez, sous un format dépersonnalisé, afin de leur permettre :

(i) de vérifier notre conduite responsable ou notre respect des normes d’éthique et d’intégrité scientifique ou d’analyser la conformité, la validité ou la reproductibilité scientifique du projet de recherche ;
(ii) d’avoir accès aux résultats du projet de recherche et de les utiliser à des fins internes ;

d. À nos fournisseurs de services et mandataires externes qui ont besoin d’avoir accès à ces renseignements personnels pour l’exécution de leurs obligations découlant d’un contrat de service ou d’un mandat conclu avec nous (ex : fournisseurs de services d’hébergement web ou infonuagique) aux termes duquel le fournisseur de services ou le mandataire externe concerné est tenu de prendre des mesures appropriées pour :

(i) assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués ;
(ii) assurer que les renseignements personnels communiqués ne soient utilisés qu’aux fins de l’exécution des obligations lui incombant aux termes du contrat de service ou du mandat ;
(iii) assurer que les renseignements personnels communiqués ne soient pas conservés après la terminaison du contrat de service ou du mandat ;
(iv) nous aviser sans délai de toute violation ou tentative de violation par une personne de toute obligation relative à la confidentialité des renseignements personnels communiqués ;
(v) nous permettre d’effectuer toute vérification relative à la confidentialité des renseignements personnels communiqués ;

e. À vos employeurs antérieurs et actuels ainsi qu’à toute institution que vous auriez fréquentée, afin de vérifier la véracité, l’exactitude et la complétude de toute information fournie dans le cadre de votre candidature que vous nous avez soumise, ainsi qu’à obtenir des informations supplémentaires de ces entités, le cas échéant ;

f. À toute autre personne ou entité, lorsque prescrit ou permis par la législation applicable (ex : Revenu Québec et Agence du Revenu du Canada pour nos employés), ou encore avec votre consentement préalable.

Il est possible que nous communiquions des renseignements personnels vous concernant à des personnes ou entités faisant partie des catégories ci-devant énumérées qui sont situées à l’extérieur des frontières de la province de Québec. Dans un tel cas, nous procéderons, avant toute communication, à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Loi sur le privé. Nous ne communiquerons ainsi des renseignements personnels vous concernant que si l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée démontre que la personne ou entité en cause est en mesure d’assurer une protection adéquate desdits renseignements personnels au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus, entre autres.

5. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?

Mesures de protection. Nous avons adopté et mis en œuvre des mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives destinées à protéger les renseignements personnels que nous détenons et diminuer les risques d’accès, d’utilisation, de communication et de destruction non autorisés et/ou illégaux. Voici une brève description de ces mesures de sécurité :

Processus de sélection des employés et sous-traitants. Nous respectons un processus qui tient compte de nos obligations en matière de protection des renseignements personnels lorsqu’il est question de recruter de nouveaux employés qui seront appelés à traiter des renseignements personnels ou de conclure un contrat impliquant de donner accès ou de communiquer à un tiers des renseignements personnels.
Engagements de confidentialité. Tous les membres de notre personnel et les sous-traitants professionnels dont nous retenons les services sont tenus de signer un engagement de confidentialité avant de bénéficier d’un accès aux renseignements personnels que nous détenons.
Activités de formation et de sensibilisation. Tous les membres de notre personnel et les sous-traitants professionnels dont nous retenons les services sont tenus de suivre une formation en matière de protection des renseignements personnels, et ce, dès leur entrée en fonction. Ils sont également tenus de mettre à jour leurs connaissances en matière de protection des renseignements personnels sur une base annuelle en suivant un programme de formation que nous avons établi.
Mesures de sécurité technologiques. Les équipements informatiques et outils technologiques auxquels nous avons recours pour recueillir, utiliser, communiquer et/ou conserver des renseignements personnels sont protégés par diverses mesures de sécurité, notamment des mots de passe (devant être modifiés régulièrement), un mécanisme d’authentification à deux (2) facteurs, des pares-feux et des antivirus.
Gestion des accès et conservation. Nous assurons que vos renseignements personnels ne soient accessibles qu’à ceux de nos employés et sous-traitants professionnels ayant besoin d’y avoir accès pour exercer leurs fonctions qui se rattachent à la poursuite d’une ou plusieurs fins identifiées dans la section 3 de la présente Politique. Par ailleurs, les renseignements personnels que nous détenons sont conservés (i) dans des locaux et dispositifs de classement verrouillés et uniquement accessibles par des employés et sous-traitants professionnels bénéficiant d’un droit d’accès spécifique à cet égard ; (ii) sur des dispositifs de stockage technologiques sécurisés et (iii) sur les serveurs de nos fournisseurs de services externes qui ont besoin d’avoir accès à ces renseignements personnels pour permettre l’exécution de leurs obligations découlant d’un contrat conclu avec nous.
Conservation et destruction sécuritaires. Nous nous sommes dotés d’un calendrier de conservation afin d’assurer que les renseignements personnels que nous détenons ne soient pas conservés au-delà du délai requis pour accomplir les fins décrites dans la section 3 de la présente Politique. Sous réserve de toute obligation nous incombant en vertu de la législation applicable, les renseignements personnels vous concernant feront l’objet d’une destruction sécuritaire dans un délai raisonnable suivant l’accomplissement des fins susmentionnées. Il est également possible que nous choisissions d’anonymiser des renseignements personnels plutôt que de les détruire sécuritairement, en conformité avec la législation applicable.
Gestion des incidents de confidentialité. Nous avons élaboré un plan d’action visant à assurer une prompte et efficace réaction en cas de survenance (potentielle ou avérée) d’un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels. Advenant la survenance d’un incident de confidentialité qui présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, nous prendrons les mesures nécessaires pour vous en aviser, en conformité avec la Loi sur le privé. L’évaluation du risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé est effectuée en tenant compte de critères tels que la sensibilité du renseignement personnel visé par l’incident de confidentialité, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.

Nous procédons à la réévaluation des mesures de sécurité susmentionnées sur une base
régulière.

Risque. Aucune organisation ne peut valablement prétendre être immunisée au risque de survenance d’un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels. Malgré tous les efforts que nous déployons pour assurer la protection de des renseignements personnels que nous détenons, nous demeurons dans l’impossibilité de vous fournir une garantie à l’effet que ceux-ci sont à l’abri du risque de survenance d’un incident de confidentialité. Si vous avez des raisons de croire que la protection de renseignements personnels vous concernant a été compromise, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées dans la section 8 de la présente Politique.

6. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels ?

6.1 Droit d’accès

Étendue. Vous bénéficiez d’un droit d’accès à vos renseignements personnels qui comporte les ramifications suivantes :

Le droit d’obtenir une confirmation ou une infirmation du fait que nous
recueillons, utilisons, communiquons ou conservons des renseignements
personnels vous concernant;
Le droit de consulter les renseignements personnels vous concernant que nous conservons, y compris de prendre connaissance de ces renseignements personnels sur place pendant les heures normales d’ouverture ou à distance et d’en obtenir une copie; et
Le droit de recevoir la communication (ou de demander que cette communication soit faite à un tiers), dans un format technologique structuré et couramment utilisé, des renseignements personnels informatisés vous concernant que nous conservons (excluant les renseignements créés ou inférés à partir d’un renseignement personnel la concernant), à moins que l’exercice de ce droit soulève des difficultés pratiques sérieuses pour nous.

Frais (minimaux) exigibles. L’exercice du droit d’accès est gratuit. Dans la mesure où vous nous demandez de reproduire, transcrire ou communiquer des renseignements personnels vous concernant, nous pouvons exiger que vous payiez de frais raisonnables n’excédant pas le coût de la reproduction, transcription ou communication. Une estimation de ces frais vous sera fournie préalablement à toute reproduction, transcription ou communication.

Procédure applicable. Toute demande visant l’exercice de votre droit d’accès doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique, selon la procédure décrite dans la section 6.4 de ladite Politique.

6.2 Droit de rectification

Étendue. Vous bénéficiez d’un droit de rectification à l’égard des renseignements personnels vous concernant que nous détenons, lequel pouvant être exercé dans les circonstances suivantes :

Des renseignements personnels vous concernant sont inexacts ou périmés;
Des renseignements personnels vous concernant sont incomplets;
Des renseignements personnels vous concernant sont équivoques; et/ou
La collecte, la communication ou la conservation de renseignements personnels vous concernant n’est pas autorisée ou justifiée d’un point de vue juridique.

Destruction des renseignements personnels
Vous pouvez également nous demander, sur la base de votre droit de rectification, de procéder à la destruction de tous les renseignements personnels vous concernant qui sont périmés ou dont la collecte, la communication ou la conservation n’est pas autorisée ou justifiée d’un point de vue juridique. Vous serez informé(e) des conséquences découlant ou pouvant découler d’une telle destruction avant que celle-ci soit effectuée, et ce, afin de vous permettre de prendre une décision éclairée à cet égard.

Veuillez noter que nous serons dans l’impossibilité de répondre favorablement à votre demande de destruction dans l’éventualité où nous sommes tenus de conserver les renseignements personnels en cause en raison d’une obligation statutaire ou contractuelle.

Procédure applicable
Toute demande visant l’exercice de votre droit de rectification doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique, selon la procédure décrite dans la section 6.4 de ladite Politique.

6.3 Droit de retrait

Droit de retrait
Vous bénéficiez du droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de renseignements personnels vous concernant que nous détenons, auquel cas vous serez informé des conséquences découlant ou pouvant découler d’un tel retrait avant que celui-ci devienne effectif, et ce, afin de vous permettre de prendre une décision éclairée à cet égard. À titre d’exemple uniquement, nous ne serons pas en mesure d’évaluer votre admissibilité à un projet de recherche clinique pour lequel vous nous avez soumis votre candidature dans la mesure où vous retirez votre consentement à la communication des renseignements personnels aux membres de votre cercle de soins de santé et de services sociaux (pharmacies communautaires, centres hospitaliers, médecins de famille, médecins traitants et autres intervenants prodiguant des soins de santé ou des services sociaux).

Procédure applicable
Toute demande visant l’exercice de votre droit de retrait doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique, selon la procédure décrite dans la section 6.5 de ladite Politique.

6.4 Droit de restreindre ou refuser l’accès (renseignements de santé uniquement)

Droit de restreindre l’accès
Vous bénéficiez du droit de restreindre l’accès aux renseignements de santé vous concernant que nous détenons en déterminant qu’un intervenant particulier ou qui appartient à une catégorie d’intervenants ne peut pas avoir accès à ces renseignements de santé, en totalité ou en partie.

Droit de refuser l’accès
Vous bénéficiez du droit de refuser qu’un renseignement de santé vous concernant, qu’il soit présent ou à venir, soit accessible aux personnes suivantes à compter du moment où nous détenons ce renseignement de santé :

Votre conjoint ou un proche parent, si l’accès envisagé s’inscrit dans un processus de deuil;
Votre conjoint, votre ascendant direct ou votre descendant direct, s’il s’agit d’un renseignement relatif à la cause de votre décès;
Un chercheur, si l’accès envisagé est à des fins de sollicitation en vue de votre participation à un projet de recherche;
Un chercheur qui n’est pas lié à un organisme visé à l’annexe I de la Loi sur la santé, à un établissement public ou à un établissement privé conventionné qui exploite un centre hospitalier.

Le refus peut viser un ou plusieurs renseignements de santé et peut porter sur une ou plusieurs thématiques de recherche ou catégories d’activités de recherche.

6.5 Procédure

Recevabilité d’une demande
Toute demande visant l’exercice d’un droit prévu dans la section 6 de la présente Politique doit répondre aux critères suivants pour être recevable :

a. La demande doit être faite par écrit; et
b. La demande doit être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique.

Particularités (droit de restreindre l’accès)
Toute demande visant l’exercice du droit de restreindre l’accès à des renseignements de santé (section 6.4) doit contenir les informations suivantes :

Le nom et les coordonnées de la personne concernée par les renseignements de santé;
L’identité de l’intervenant ou la catégorie d’intervenants visé par la restriction;
Une description des renseignements de santé visés par la restriction.

La demande concernant un mineur de moins de quatorze (14) ans doit être formulée par le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur (et contenir le nom et les coordonnées de cette personne). Il en est de même pour la demande formulée par le représentant d’une personne autre qu’un mineur de moins de quatorze (14 ans).

La restriction peut être modifiée ou retirée en tout temps en suivant la même procédure, avec les adaptations nécessaires.

Particularités (droit de refuser l’accès)
Toute demande visant l’exercice du droit de refuser l’accès à des renseignements de santé (section 6.4) doit contenir les informations suivantes :

Le nom et les coordonnées de la personne concernée par les renseignements;
La ou les personnes à qui le refus s’applique parmi celles qui sont indiquées dans la section 6.4 de la présente Politique;
Dans le cas d’un refus applicable aux chercheurs qui ne sont pas liés à un organisme visé à l’annexe I de la Loi sur la santé, à un établissement public ou à un établissement privé conventionné qui exploite un centre hospitalier, les renseignements, les thématiques de recherche ou les catégories d’activités de recherche visés par le refus.

Le refus peut être modifié ou retiré en tout temps en suivant la même procédure, avec les adaptations nécessaires.

7. Comment pouvez-vous porter plainte en lien avec le traitement de vos renseignements personnels ?

Droit de déposer une plainte
Dans la mesure où vous êtes insatisfait(e) du traitement que nous faisons de renseignements personnels vous concernant, vous pouvez adresser une plainte à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées dans la section 8 de la présente Politique.

Plaintes à la Commission d’accès à l’information du Québec
La Commission d’accès à l’information du Québec est un organisme administratif ayant notamment pour fonction de surveiller l’application de la Loi sur le privé et de la Loi sur la santé. Si vous estimez que nous ne respectons pas ses obligations découlant de la Loi sur le privé et/ou de la Loi sur la santé, vous pouvez formuler une plainte écrite à la Commission d’accès à l’information du Québec. Pour ce faire, vous pouvez consulter le formulaire de plainte de la Commission d’accès à l’information du Québec qui est accessible par l’intermédiaire de l’hyperlien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/diffuson-de-linformation/services-et-formulaires/.

8. Avec qui pouvez-vous communiquer en lien avec vos renseignements personnels ?

Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels
Pour exercer l’un de vos droits, poser des questions, formuler des commentaires ou déposer une plainte à l’égard de la présente Politique ou relativement au traitement que nous faisons de renseignements personnels vous concernant, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont les suivantes :
A/S : Madame Amélie Boulay
Responsable de la protection des renseignements personnels
Alpha Recherche Clinique inc.
207-1147, boulevard Pie XI Nord
Ville de Québec (QC) G3K 2P8
Numéro de téléphone : (418) 704-1112, poste 104
Adresse électronique : [email protected]

9. Comment pouvons-nous mettre à jour la présente Politique ?

Processus de modification
La date d’adoption et la date de la dernière mise à jour de la présente Politique sont indiquées dans l’en-tête de sa première page. La présente Politique est susceptible de faire l’objet de modifications afin de tenir compte de l’évolution de la législation applicable et des politiques et pratiques encadrant notre gouvernance et nos opérations en matière de protection des renseignements personnels, entre autres. Afin de modifier la présente Politique, nous diffuserons un avis de modification dans la section du Site dédiée à la présente Politique et aux avis de modification, laquelle est accessible par l’intermédiaire de l’hyperlien suivant : [Insérer l’hyperlien pertinent]. Dans la mesure où nous détenons votre adresse électronique, nous utiliserons celle-ci afin de vous faire parvenir l’avis de modification. Le contenu de l’avis de modification entrera en vigueur à la fin du quinzième (15e) jour suivant la date de sa publication